Wiele materiałów dźwiękowych zawiera informacje, które niełatwo przeanalizować bez ich uporządkowania w formie pisemnej. Tyczy się to w głównej mierze rozmów, wywiadów, spotkań, narad czy rozmaite zapisów ustnych. Samo nagranie daje możliwość odtworzyć przebieg wydarzeń, natomiast przy dłuższych materiałach wyszukiwanie konkretnych fragmentów może być czasochłonne.
Z tego powodu przygotowuje się transkrypcje nagrań, które polegają na przeniesieniu treści mówionej do postaci tekstowej. W zależności od celu takiego opracowania zapis może zachowywać szczegółowy sposób wypowiedzi lub zostać delikatnie uporządkowany pod względem czytelności.
Podczas pracy z nagraniami często pojawiają się sytuacje wymagające oceny jakości materiału źródłowego. Nie prawie każde nagranie jest takie proste do odtworzenia. Szumy w tle, niewyraźna wymowa, kilka osób mówiących równocześnie albo dłuższe przerwy mogą wpływać na dokładność przygotowanego tekstu. W praktyce istotne jest odróżnienie fragmentów pewnych od tych, których nie można dobitnie rozpoznać (więcej: stenogram cennik). Próba uzupełniania niejasnych wypowiedzi na bazie własnych przypuszczeń może prowadzić do przemian w znaczeniu rozmowy, dlatego w dokumentach tego typu używa się odpowiednie oznaczenia albo pozostawia wskazanie nieczytelnego miejsca.
Szczególne wymagania dotyczą materiałów, w których znaczenie ma precyzyjne przedstawienie przebiegu rozmowy. Przykładem jest transkrypcja do sądu, gdzie zapis nagrania powinien odzwierciedlać rzeczywiste wypowiedzi uczestników a także zachować ich kolejność. W tak zaistniałej okoliczności istotne mogą być nie tylko same słowa, ale również wskazanie osób zabierających głos, momentów przerwania wypowiedzi czy fragmentów, które są trudne do odsłuchania. Przygotowanie takiego dokumentu wymaga zwrócenia uwagi na najmniejsze elementy, ponieważ dosłownie niewielkie różnice między nagraniem a zapisem mogą mieć znaczenie przy późniejszej analizie materiału.
Stenogramy znajdują użycie w wielu obszarach, w których potrzebny jest uporządkowany zapis wypowiedzi. Mogą być tworzone na podstawie rozmów formalnych, wystąpień, posiedzeń lub innych wydarzeń wymagających zachowania treści w formie pisemnej. Sposób przygotowania dokumentu uzależniony jest od jego przeznaczenia a także oczekiwań dotyczących szczegółowości. Całkiem inaczej opracowuje się zapis rozmowy prowadzonej swobodnie, a zupełnie inaczej materiał, w którym na prawdę istotna jest każda wypowiedź i jej dokładne brzmienie. Ostateczny kształt takiego zapisu wynika przede wszystkim z działu nagrania, jego jakości oraz celu, dla którego jest przygotowywany.
Polecana strona: transkrypcje nagrań.