Dokumenty stanowią zapis wielu działań podejmowanych w trakcie prowadzenia działalności, od ustaleń z klientami po wewnętrzne decyzje i rozliczenia. Ich znaczenie nie za każdym razem jest widoczne w chwili utworzenia pliku. Dopiero po kilku miesiącach może pojawić się potrzeba sprawdzenia detali umowy, odszukania załącznika albo ustalenia, na jakiej bazie podjęto określoną decyzję.
Właśnie dlatego sposób porządkowania dokumentacji powinien uwzględniać nie tylko obowiązujące potrzeby, niemniej jednak również sposobność odtworzenia wcześniejszych zdarzeń. Program do zarządzania dokumentami może łączyć pliki z konkretnymi sprawami, rejestrować daty ich dodania i przechowywać informacje o osobach odpowiedzialnych za poszczególne czynności. Przy ustalaniu struktury danych warto rozróżnić dokumenty opisujące ten sam temat od dokumentów, które de facto należą do jednej sprawy. Przykładowo, kilka umów może dotyczyć tego samego kontrahenta, niemniej jednak każda z nich mieć inny termin obowiązywania, zakres i historię przeróbek. Umieszczenie wszystkich materiałów w jednym folderze nie zawsze wystarcza. Potrzebne są takie oznaczenia, które pozwolą rozpoznać różnice bez konieczności otwierania każdego pliku. Istotne jest również regularne sprawdzanie poprawności opisów, ponieważ błędne przypisanie dokumentu może utrudnić jego odnalezienie nawet wtedy, gdy sam plik został zachowany.
Organizacja obiegu dokumentacji wiąże się z określeniem zasad przekazywania informacji wśród osobami i działami. W niektórych procesach dokument przechodzi przez kilka etapów sprawdzania, w innych wystarczy jego rejestracja i zapisanie w właściwym miejscu. Warto ustalić te różnice przed wprowadzeniem wspólnych procedur. O ile wszystkie materiały będą wymagały takiej samej liczby akceptacji, łatwe zadania mogą niepotrzebnie się wydłużać. Z kolei brak testom przy dokumentach wymagających formalnego zatwierdzenia może prowadzić do użycia niekompletnych albo nieaktualnych danych. Kontrolowanie dokumentami i archiwizacja obejmują także uwarunkowanie, co dzieje się z plikiem po zakończeniu danego etapu. Dokument może zostać przekazany do realizacji, uzupełniony o dodatkowe informacje albo wycofany z dalszego obiegu. Każda z takowych sytuacji powinna być odpowiednio oznaczona, ażeby użytkownik wiedział, czy ma do czynienia z wersją roboczą, aktualną czy nieobowiązującą. W praktyce przydatne jest również zachowanie informacji o powodach wprowadzenia przemian. Sama data przeróbek nie wyjaśnia, dlaczego zmieniono tekst i kto podjął taką decyzję. Przy dokumentach związanych z zamówieniami, reklamacjami lub rozliczeniami taki kontekst może mieć znaczenie w trakcie późniejszego wyjaśniania przebiegu sprawy.
Osobnym obszarem jest przygotowanie dokumentacji do długotrwałego przechowywania. W tym przypadku powinno się rozpatrzyć nie tylko i wyłącznie miejsce zapisu, lecz także sposobność odczytania plików po wielu latach. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może porządkować zasoby według dat, kategorii, numerów spraw a także innych opisów, niemniej jednak nie zastępuje kontroli jakości zakumulowanych materiałów. W trakcie przenoszenia starszych dokumentów mogą ujawnić się braki w załącznikach, niezgodności między nazwą pliku a jego treścią albo kilka kopii różniących się pojedynczymi zapisami. Nie każdą powtarzającą się kopię trzeba w sposób automatyczny usuwać. Jedna wersja może zawierać podpis, adnotację albo potwierdzenie odbioru, których nie ma w pozostałych egzemplarzach. Dlatego przed porządkowaniem większego zbioru trzeba określić zasady rozpoznawania duplikatów i sposób postępowania z dokumentami o niejasnym statusie. Przy skanowaniu papierowych akt znaczenie ma kolejność stron, czytelność tekstu a także zgodność pliku z oryginałem. Automatyczne rozpoznawanie tekstu może ułatwić wyszukiwanie konkretnych informacji, lecz błędnie odczytane numery, daty czy nazwiska wymagają korekty. W sytuacji materiałów o istotnym znaczeniu formalnym zakres weryfikacji powinien być dostosowany do ryzyka pominięcia lub zniekształcenia danych.
Na organizację archiwum wpływają również zmiany przepisów, struktury organizacyjnej oraz używanych narzędzi informatycznych. Dokumenty mogą być przechowywane przez różne okresy, zależnie od ich rodzaju i obowiązujących zaleceń. Z tego względu potrzebne są zasady określające moment rozpoczęcia okresu przechowywania, sposób jego kontrolowania a także warunki usuwania materiałów. Nie powinno się przyjmować, że zakończenie współpracy z klientem albo zamknięcie projektu samoczynnie znaczy możliwość zniszczenia całej dokumentacji. Część plików może wciąż podlegać obowiązkowi zachowania lub być potrzebna w związku z trwającymi rozliczeniami. Równocześnie dostęp do archiwum powinien odpowiadać zakresowi zadań użytkowników. Prawo do przeglądania dokumentów nie musi oznaczać prawa do ich edycji, pobierania czy usuwania. Istotne jest także postępowanie w przypadku zmiany stanowiska lub odejścia osoby, która przedtem odpowiadała za dane materiały. Odrębnej testom wymagają kopie zapasowe i sposobność odtworzenia plików po awarii. Przy wieloletnim przechowywaniu należy dodatkowo sprawdzać, czy używane formaty wciąż można otworzyć i czy przenoszenie dokumentów do nowych systemów nie zmienia ich treści ani niebagatelnych właściwości. Takie działania stanowią część utrzymania dokumentacji, a nie wyłącznie jednorazowy etap jej uporządkowania.
Polecana strona: kontrola czasu pracy pracownika.