Podczas przepisywania rozmowy z pliku audio bardzo szybko okazuje się, że najwięcej trudności nie wynika z samego pisania, lecz z konieczności właściwego odczytania tego, co faktycznie zostało powiedziane. Nagranie może zawierać dłuższe przerwy, zmiany tematu, poprawianie własnych wypowiedzi lub fragmenty wypowiadane bardzo cicho. Transkrypcja nagrań wymaga więc jednoczesnego słuchania i zapisywania informacji w sposób uporządkowany.
Przy prostych rozmowach wystarcza zwykle rozpoznanie kolejnych wypowiedzi, jednakże przy bardziej złożonym materiale dochodzi identyfikacja osób, administrowanie kolejności oraz zaznaczanie miejsc, których nie można niedwuznacznie odczytać. Ważne jest także rozróżnienie pośród zapisem dosłownym a tekstem po redakcji. W pierwszym przypadku pozostawia się naturalne cechy mowy, tj. powtórzenia czy niedokończone zdania. W drugim można ograniczyć elementy utrudniające lekturę, jednakże każda ingerencja w treść powinna posiadać określony cel i nie może prowadzić do zmiany znaczenia wypowiedzi.
Duże znaczenie ma jakość samego nagrania. Plik zarejestrowany w cichym pomieszczeniu daje w całości inne możliwości niż materiał pochodzący z miejsca, w którym słychać ruch uliczny, pracujące urządzenia lub kilka rozmów prowadzonych jednocześnie. Problematyczne bywają również nagrania z telefonu, gdy urządzenie znajduje się daleko od osoby mówiącej. W takich ustaleniach pojedyncze słowa mogą być trudne do rozpoznania, a próba odtworzenia ich tylko na podstawie kontekstu prowadzi do ryzyka błędu. W praktyce całkiem dobrze pozostawić oznaczenie niezrozumiałego fragmentu niż wpisać frazę, które tylko może się wydawać prawdopodobne. Przy dłuższych materiałach przydaje się także oznaczanie czasu nagrania. Pozwala ono szybko wrócić do konkretnej wypowiedzi i porównać zapis z oryginalnym plikiem. Ma to znaczenie w szczególności wówczas, gdy dokument będzie analizowany przez osoby, które nie uczestniczyły w rozmowie.
W materiałach związanych z postępowaniem prawnym sposób opracowania zapisu może mieć dodatkowe znaczenie. Transkrypcja do sądu powinna przedstawiać treść nagrania w sposób czytelny, niemniej jednak bez swobodnego interpretowania wypowiedzi uczestników. Nie powinno się poprawiać sensu zdania tylko dlatego, że rozmówca użył błędnej formy językowej lub przerwał wypowiedź w połowie (polecam:transkrypcje cennik). Jeżeli na nagraniu występuje kilka osób, konieczne jest konsekwentne oznaczanie ich wypowiedzi. Jeszcze trudniejsza sytuacja pojawia się przy mówieniu jednoczesnym, ponieważ wtedy nie za każdym razem da się ustalić pełną tekst obu wypowiedzi. W takiej sytuacji warto zaznaczyć nakładanie się głosów, zamiast zbudować na pozór kompletny zapis. Znaczenie mogą posiadać także dłuższe pauzy, śmiech, podniesiony głos czy odgłosy wskazujące na reakcję uczestników, jeżeli są wyraźnie słyszalne i ważne dla przebiegu rozmowy.
W współzależności od celu dokumentu używa się różne sposoby przedstawiania materiału. Stenogram może być przygotowany w formie bardzo zbliżonej do rzeczywistego przebiegu rozmowy, z zachowaniem kolejności wypowiedzi i charakterystycznych elementów mowy. Przy innych zastosowaniach tekst może zostać uporządkowany tak, ażeby łatwiej było znaleźć dokładnie określone informacje, bez zmieniania ich znaczenia. W obu przypadkach na prawdę istotna pozostaje konsekwencja przy stosowaniu oznaczeń a także dokładne sprawdzanie nazwisk, dat, liczb i nazw własnych. To właśnie takie detale są podatne na pomyłki, zwłaszcza gdy dźwięk jest niewyraźny albo rozmówca posługuje się mało znanym określeniem. Przy pracy z nagraniem warto również pamiętać, że treść nie oddaje wszystkich cech komunikacji ustnej. Nie każdą intonację czy emocję można jednoznacznie opisać, dlatego zapis powinien oddzielać to, co realnie wynika z nagrania, od interpretacji osoby przygotowującej dokument.
Sprawdź również informacje na stronie: stenogram.