Zmiany w sposobie pracy sprawiają, że dokumentacja coraz częściej funkcjonuje równocześnie w wersji papierowej i elektronicznej. Pracownicy otrzymują pliki od klientów, zapisują ustalenia po spotkaniach, przygotowują kolejne wersje umów i przekazują dokumenty między działami. W takim środowisku kłopotem staje się nie tylko i wyłącznie liczba uzbieranych materiałów, niemniej jednak również zachowanie powiązań między nimi.
Pojedynczy plik może być częścią większej sprawy, a jego tekst bez dodatkowego kontekstu bywa trudna do właściwej interpretacji. Program do zarządzania dokumentami daje możliwość przypisywanie plików do określonych procesów oraz przechowywanie informacji o ich pochodzeniu, dacie zaprojektowania i osobach odpowiedzialnych za obsługę. Przy planowaniu takiego rozwiązania trzeba natomiast uwzględnić codzienne przyzwyczajenia użytkowników. Jeżeli zapisanie dokumentu wymaga wypełnienia wielu pól, część osób może pomijać niektóre informacje lub odkładać rejestrację na później. Zbyt intuicyjny formularz też ma ograniczenia, ponieważ nie daje możliwość odróżnić dokumentów o podobnych nazwach. Zakres wymaganych danych powinien więc odpowiadać realnym potrzebom, a nie wyłącznie założeniom przyjętym na etapie projektowania.
Ważną częścią organizacji dokumentacji jest ustalenie, w jaki sposób informacje przechodzą między kolejnymi etapami pracy. Dokument może zostać przygotowany przez jedną osobę, sprawdzony przez drugą, a następnie zatwierdzony przez osobę uprawnioną do podjęcia decyzji. Na każdym z tych etapów mogą pojawić się poprawki, uwagi albo dodatkowe załączniki. Bez jasnych reguł łatwo pomylić wersję roboczą z zatwierdzoną albo nie zauważyć modyfikacji wprowadzonych po wcześniejszej akceptacji. Zarządzanie dokumentami i archiwizacja powinny więc uwzględniać historię zmian, status dokumentu oraz zasady przekazywania odpowiedzialności. Przydatne jest też określenie, które czynności wymagają potwierdzenia i kiedy należy ponownie skierować plik do sprawdzenia. Nie każdy dokument musi przechodzić przez jednakowy proces. Prosta notatka wewnętrzna może wymagać jedynie zapisania, w trakcie gdy umowa albo dokument finansowy może podlegać kilku etapom testom. Rozróżnienie tych przypadków pozwala uniknąć sytuacji, w której drobne sprawy są obsługiwane z taką samą liczbą formalności jak dokumenty o większym znaczeniu. Trzeba również pamiętać, że automatyczne powiadomienie o oczekującym zadaniu nie zastępuje jasno określonej odpowiedzialności za jego wykonanie.
Osobnego podejścia wymaga dokumentacja przechowywana przez sporo lat. W starszych zbiorach mogą znajdować się pliki zapisane w formatach, których obsługa z w pewnych przypadkach staje się trudniejsza, a także dokumenty pozbawione opisów ułatwiających ich identyfikację. Przy przenoszeniu takich materiałów do nowego środowiska powinno się sprawdzić, czy zachowano kompletność danych, strukturę folderów i powiązania z prowadzonymi sprawami. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może porządkować materiały według ustalonych kryteriów oraz umożliwiać wyszukiwanie na bazie opisów albo treści plików. Efekt wyszukiwania zależy jednakże od jakości danych wejściowych. Jeśli data została błędnie przypisana albo numer sprawy zawiera literówkę, dokument może nie pojawić się na liście wyników. W sytuacji skanów znaczenie ma też jakość obrazu oraz prawidłowość rozpoznawania tekstu. Dlatego migracja dokumentacji powinna obejmować kontrolę próbek, wykrywanie brakujących plików i sprawdzanie, czy dokumenty można prawidłowo otworzyć. Przy dużych zasobach nie za każdym razem da się prześledzić każdy plik ręcznie, dlatego zakres testom warto ustalić na podstawie wieku dokumentów, ich znaczenia i ryzyka związanego z błędami. Trzeba też rozstrzygnąć, które materiały można połączyć, a które muszą zachować odrębną historię.
Na organizację elektronicznego archiwum wpływają również zasady dostępu, przechowywania i udostępniania informacji poza miejscem ich pierwotnego zapisania. Praca zdalna, współdzielenie plików a także użytkowanie z urządzeń mobilnych sprawiają, że dokumenty mogą być otwierane w różnorakich warunkach i przez osoby wykonujące odmienne zadania. Uprawnienia powinny odpowiadać tym potrzebom, a równocześnie uwzględniać ograniczenia wynikające z kategorii danych i obowiązujących przepisów. Warto ustalić, czy użytkownik może tylko odczytać dokument, czy także go przemienić, pobrać albo przekazać dalej. Na prawdę ważna jest też procedura odbierania dostępu po zmianie obowiązków lub zakończeniu współpracy. Kolejnym zagadnieniem pozostaje okres przechowywania. Dokumenty nie powinny być usuwane tylko dlatego, że przestały być potrzebne w obowiązującej pracy, ponieważ mogą podlegać określonym wymogom prawnym albo wewnętrznym zasadom rozliczania spraw. Z drugiej strony bezterminowe gromadzenie wszystkich materiałów zwiększa ilość danych wymagających kontroli. Potrzebne są więc reguły określające moment przeglądu dokumentacji, sposób zatwierdzania usunięcia oraz postępowanie w razie sporu lub obowiązku zachowania akt. Niezależnie od przyjętego modelu powinno się też uwzględnić kopie zapasowe, sposobność odtworzenia danych i okresowe sprawdzanie, czy zapisane pliki wciąż są dostępne w czytelnej postaci.
Sprawdź również informacje na stronie: program do zarządzania dokumentami.